Akurasi.id, Bontang – Arsip merupakan rekaman kegiatan instansi/ lembaga/ organisasi. Sebagai rekaman kegiatan maka volumenya akan selalu bertambah seiring dengan eksistensi dan perkembangan instansi.
Semakin banyak kegiatan yang dilakukan maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta. Dengan demikian penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan baik dalam hal ruang penyimpanan, penggunaan peralatan, tenaga, pemeliharaan, perawatan, dan juga penemuan kembali arsip.
Upaya yang perlu dilakukan untuk mengatasi persoalan tersebut adalah dengan memprogramkan penyusutan arsip. Maksudnya adalah melakukan tindakan pengurangan arsip baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan arsip secara kontinyu. Untuk itu diperlukan prosedur dan teknik penyusutan.
Prosedur dan teknik penyusutan arsip secara garis besar dapat dilakukan dengan dua dasar pertimbangan yaitu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan nilai guna Arsip (Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa “Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara”.
Baca Juga
Berdasarkan hal tersebut Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Bontang melaksanakan ceremony dimulainya penyusutan melalui pemusnahan arsip dengan JRA dibawah 10 tahun, yang dihadiri dan disaksikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Sekretaris Daerah, Kepala BKPSDM, Kepala Bidang Kearsipan, Kepala Unit Kearsipan (UK) 2 BKPSDM, Inspektorat, Bagian Hukum Setda, Arsiparis dan Pengelola Arsip perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bontang pada hari Minggu 29 Januari 2023. Dan sekaligus merupakan perangkat daerah yang pertama di lingkungan Pemerintah Kota Bontang yang melaksanakan pemusnahan arsip yang JRA nya di bawah 10 tahun.
Menurut Kepala BKPSDM Sudi Priyanto bahwa ini merupakan kegiatan pemusnahan arsip yang kedua, yang dilaksanakan sesuai dasar Surat persetujuan Wali Kota Bontang Nomor 045.63/696/Setda tanggal 11 Oktober 2022.
Sebelumnya pada 14 April 2022 yang lalu melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kota Bontang pihaknya juga telah melakukannya untuk JRA yang diatas 10 tahun. Untuk kali ini berkas yang akan dimusnahkan berjumlah 151 Boxs atau 3.726 berkas, berupa daftar presensi/absensi pegawai dan berkas lamaran CPNS yang tidak lulus pada formasi tahun 2015.
Baca Juga
Hatamuddin selaku Kepala UK 2 BKPSDM menyampaikan bahwa pada hakekatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan hidup arsip sejak diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan.
Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jika suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain, dan lain-lain. Bila didalam tahap pemeriksaan diketahui bahwa arsip tersebut memang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.
Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, maka dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip.
Baca Juga
Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun, cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan instansi untuk dilaksanakan pemusnahan.
Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting disamping daftar arsip yang dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Kecuali itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
Pelaksanaan Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan diantaranya dengan cara dicaca. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari bidang hukum atau bidang pengawasan yang nantinya menandatangani berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip.
Sebelumnya pada tanggal 27 Januari 2023 telah dilaksanakan uji petik bersama pihak Inspektorat dan Bagian Hukum Setda Kota Bontang, dengan kesimpulan bahwa hasil uji petik membuktikan berkas yang akan dilakukan pemusnahan arsip telah sesuai dengan data yang ada pada daftar arsip musnah yang telah mendapat persetujuan untuk dilakukan pemusnahan arsip.
Dalam kesempatan tersebut kepala Bidang Kearsipan Hafidah menyampaikan apresiasi atas kegiatan yang dilaksanakan oleh BKPSDM Kota Bontang.
Beliau menyampaikan bahwa ini menjadi bukti arsip di BKPSDM telah dikelola dengan sangat baik. Karena kegiatan penyusutan arsip berupa pemusnahan arsip ini hanya dapat dilaksanakan apabila instansi/ lembaga/ perangkat daerah telah melakukan proses yang panjang.
Prosedur dan teknik penyusutan arsip berdasarkan JRA merupakan salah satu unsur dari pengelolaan arsip. Prosedur tersebut perlu dipedomani sehingga proses yang dilaksanakan sesuai tahap-tahap serta teknik pelaksanaanya berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Hal senada juga disampaikan oleh Sekretaris Daerah Kota Bontang Aji Erlynawati, yang berharap seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bontang dapat mengelola arsip yang dimilikinya dengan sebaik-baiknya sesuai ketentuan peraturan perundangan.
Terlebih saat ini antusias perangkat daerah di Kota Bontang untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip terus mencapai kemajuan, serta didukung komitmen LKD yang telah melakukan pendampingan secara periodik pada seluruh Unit Kearsipan perangkat daerah. Semoga semua yang dilaksanakan ini memberikan manfaat untuk kemajuan Kota Bontang melalui pengelolaan arsip yang akuntabel dan profesional. (*)
Penulis/editor: Redaksi Akurasi.id
