Pemkab PPU dorong pengelolaan arsip melalui digitalisasi. Sebagai upaya penataan arsip yang lebih terintegrasi dan efisien.
Kaltim.akurasi.id, Penajam – Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara (Pemkab PPU) menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi), di Aula Lantai III Kantor Bupati PPU, Selasa (5/8/2025).
Kegiatan ini diinisiasi oleh Bagian Umum Sekretariat Kabupaten dan diikuti oleh pejabat fungsional, arsiparis, serta pelaksana dari lingkup Setkab PPU.
Asisten III Bidang Administrasi Umum Setkab PPU, Aini, secara resmi membuka kegiatan tersebut. Ia menyatakan, bahwa penerapan aplikasi Srikandi sejalan dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang kini mulai dijalankan di PPU.
“Aplikasi ini wajib diterapkan agar pengelolaan arsip lebih efisien, digital, dan terintegrasi antar instansi,” tuturnya.
Baca Juga
Sementara itu, Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip PPU, Sulaiman, mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip di PPU masih menghadapi banyak tantangan. Ia bahkan menyontohkan adanya kehilangan arsip penting selama dua periode kepemimpinan, termasuk di dinas kesehatan.
“Bukan hanya arsipnya yang hilang, kantornya pun pernah hilang. Ini persoalan serius karena berdampak pada dokumentasi kerja pemerintah,” ungkap Sulaiman.
Penghapusan Arsip Tanpa Prosedur Bisa Kena Denda Rp5 Miliar
Ia juga memperingatkan, bahwa penghapusan arsip tanpa prosedur dapat menimbulkan konsekuensi hukum, baik perdata maupun pidana. Ancaman sanksinya bisa mencapai denda Rp5 miliar dan pidana penjara hingga 10 tahun. Ia menekankan pentingnya ketelitian seluruh perangkat daerah dalam menyimpan dan mengelola arsip, terlebih masyarakat kini semakin cerdas dalam mengakses informasi.
Baca Juga
“Hingga awal Agustus ini, sebanyak 17 dari 35 perangkat daerah di PPU telah mengikuti bimbingan teknis penggunaan Srikandi. Aplikasi ini merupakan satu-satunya sistem kearsipan dinamis yang telah mendapat pengakuan resmi dari Kementerian PAN-RB dan diwajibkan sejak 27 Oktober 2020,” tambahnya.
Sulaiman mengatakan, Srikandi versi 3.1 yang digunakan saat ini berbasis cloud dan tersimpan di Pusat Data Nasional. Instansi tak lagi perlu menyediakan server sendiri karena semua arsip dikelola dalam satu sistem nasional.
“Aplikasi ini memfasilitasi pembuatan, pengiriman, hingga penerimaan naskah dinas antarinstansi, lengkap dengan format template yang telah tersedia,” jelasnya.
Sulaiman menambahkan, seluruh jenjang jabatan terlibat dalam proses kearsipan ini karena setiap dokumen harus melalui tahapan pembuatan, koreksi, penandatanganan, dan pencatatan sesuai aturan tata naskah dinas.
“Tidak ada satu pun aktivitas di lembaga pemerintah yang tidak menghasilkan arsip. Maka itu, pengelolaannya wajib tertib dan sesuai aturan agar aman secara administrasi dan hukum,” tegasnya.
Ia menargetkan melalui optimalisasi aplikasi Srikandi, peringkat SPBE daerah yang sebelumnya masih rendah bisa meningkat.
Baca Juga
“Penguatan tata kelola arsip diharapkan berdampak langsung pada peningkatan kualitas pelayanan publik,” pungkasnya. (Adv/diskominfoppu/nah)
Penulis: Nelly Agustina
Editor: Devi Nila Sari
