Kaltim.akurasi.id, Bontang – Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Bontang terus menunjukkan komitmennya dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip secara berkelanjutan. Sejak 2022 hingga 2026, instansi ini secara rutin melaksanakan penyusutan arsip sebanyak dua kali dalam setahun.
Pada 2026 tahap pertama, BKPSDM Bontang kembali melaksanakan pemusnahan arsip dengan total 1.007 berkas. Kegiatan ini menjadi pemusnahan arsip ke-8 yang dilakukan secara konsisten sejak empat tahun terakhir.
Adapun arsip yang dimusnahkan meliputi berkas pengusulan Nomor Induk Pegawai (NIP) CPNS tahun 2015 dan 2019, pengusulan NIP PPPK tahun 2023 untuk berbagai formasi (teknis, tenaga kesehatan, guru, dan optimalisasi), aktivitas Work from Home (WFH) pegawai, pensiun ASN 2023, mutasi PNS 2023, hingga absensi pegawai tahun 2020.
Pengelolaan arsip tersebut dilakukan berdasarkan masa retensi yang telah ditetapkan. Untuk berkas pengusulan NIP, pensiun, dan mutasi, masa retensi berlaku satu tahun aktif dan satu tahun inaktif sebelum dimusnahkan pada tahun ketiga. Sementara arsip aktivitas WFH memiliki masa retensi dua tahun aktif dan tiga tahun inaktif, serta arsip absensi pegawai satu tahun aktif dan empat tahun inaktif, yang keduanya dimusnahkan pada tahun kelima.
Dalam prosesnya, pemilahan arsip dilakukan oleh unit pengolah masing-masing. Hal ini karena setiap unit dianggap paling memahami proses bisnis dan substansi kegiatan yang dijalankan. Untuk berkas seperti pensiun, mutasi, dan pengusulan NIP, pengarsipan dilakukan berdasarkan nama pegawai. Sedangkan arsip absensi dan aktivitas WFH disusun berdasarkan perangkat daerah.
BKPSDM Bontang juga menjalankan fungsi pembinaan terhadap unit pengolah agar pelaksanaan teknis kearsipan berjalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Ke depan, pemusnahan arsip fisik absensi di lingkungan BKPSDM Bontang direncanakan akan berakhir pada 2027. Hal ini seiring dengan peralihan sistem absensi dari fisik ke elektronik melalui aplikasi Bontang Prima sejak pertengahan 2021.
Kepala BKPSDM Bontang Sudi Priyanto menegaskan bahwa paradigma pengelolaan arsip kini telah bergeser dari sekadar penyimpanan dokumen fisik menjadi manajemen informasi yang lebih modern.
“Arsip tidak lagi dipandang sebagai dokumen statis, melainkan sebagai informasi yang dinamis, terintegrasi, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna. Fokusnya mencakup keaslian data, kecepatan akses, keamanan, serta pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan efisiensi,” ujarnya.
Ia juga menambahkan pentingnya pengelolaan arsip digital, termasuk arsip pribadi, sebagai langkah antisipasi terhadap risiko kehilangan dokumen fisik.
“Pemanfaatan media digital seperti cloud storage atau Google Drive dapat membantu menjaga dokumen tetap aman, terorganisir, dan mudah diakses kapan saja,” tambahnya.
Dengan langkah tersebut, BKPSDM Bontang diharapkan dapat terus menjaga konsistensi dalam pengelolaan arsip sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang, Retno Febriaryanti, menekankan bahwa arsip memiliki nilai penting sebagai rekam jejak berbagai peristiwa.
Ia juga menyoroti tantangan dalam peningkatan indeks kearsipan, salah satunya adalah pemenuhan kebutuhan jabatan fungsional kearsipan yang masih perlu diperkuat dan merata di seluruh perangkat daerah.
“Arsip itu diam, tapi menyimpan banyak cerita,” ujarnya. (adv/bkpsdmbontang)
Penulis: Pewarta
Editor: Suci Surya Dewi
